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                  OA辦公系統的實施能帶來哪些好處?

                  OA辦公系統的實施能帶來哪些好處?

                   

                  現在無論是大公司,還是中小型企業,都是很依賴與OA辦公系統的幫助。企業OA辦公系統可以實現單位內部的高效協同協作,將公司內部的辦公資源整合在一個平臺上,達到協同辦公的目的,達到最大化利用公司的資源等。

                   

                  那么,OA辦公系統的功能給企業帶來的好處有哪些呢?

                   

                  1.OA辦公系統能簡化流程,讓流程自動流轉

                   

                  流程審批是大多數企業OA辦公系統不可缺少的一部分。因為從傳統的紙質流轉,簽批的審批模式中浪費的時間和成本相對,用戶只需填寫好自己的表單,點擊發送即可。后面則可利用電子化自動流轉,審批結果也會自動流轉。

                   

                  OA辦公系統能簡化流程,讓流程自動流轉

                   

                  2.OA辦公系統能準確統計報表、分析報表

                   

                  報表統計是OA辦公系統最核心的功能之一。利用OA辦公系統統計報表,可以讓日常,月度,年度報告,明確準確。

                   

                  這樣就能讓領導一目了然,并且還可以利用OA辦公系統在統計報表中實現對整個工作流中數據的提取、匯總,實時生成各種報表和視圖等,有效降低成本,規范企業管理,提高辦公效率。

                   

                  3.OA辦公系統能加強知識文檔管理

                   

                  OA辦公系統能加強知識文檔管理與企業文化管理

                   

                  通過OA辦公系統,可上傳公司內部各類培訓視頻課件,能讓員工隨時點播觀看學習。最主要的一點,是可以讓使用者通過手機、電腦等隨時隨地多終端查看和下載資料,實現隨時隨地移動辦公。

                   

                  4.OA辦公系統能促進企業文化管理,加強企業文化的凝聚力

                   

                  企業文化是企業不斷發展的核心競爭力,而OA辦公系統的出現,不僅能促進企業文化的建設,還可以實現將準確的信息發布與推送。尤其對于大型企業來說,OA辦公系統的內部通知是最簡單,也是最實用的功能。

                   

                  相信很多企業在選擇OA辦公系統后,都會感覺到企業內部行政辦公速度有著明顯提高。所以,選擇OA辦公系統是企業發展的大勢所趨。

                   

                  在OA系統實施過程中,需要針對用戶的實際需求和具體情況進行實施,因此OA軟件公司和最終用戶之間需要在各個環節保持合理有效的溝通,做好前期需求的溝通、系統的測試、后期的系統維護和問題的反饋,減小系統實施過程中的失誤,提升系統實施的質量和效果。

                   

                   

                  一、合理有效的溝通有助于提升系統實施的效率

                   

                  OA系統實施過程中,合理有效的溝通可以減小失誤,提高系統實施的效率,在一定程度上保障了系統的質量,尤其是在定制開發的OA項目中,包括需求分析、系統設計、開發、系統測試、維護服務等一系列的過程,在進行定制開發之前需做好詳盡的定制開發計劃,明確雙方各自的責任,制定合理的定制開發計劃,加上合理有效的溝通,可以縮短了OA軟件定制開發的周期,讓系統實施變得更加順利。

                   

                  二、合理有效的溝通有助于增加雙方的信任

                   

                  在OA項目的實施中,由于溝通的不順暢為項目的實施帶來了各種問題,如:理解錯誤帶來開發的錯誤,雙方沒有建立可靠的信任關系影響實施的效果等。因此,在OA系統實施的過程中,合理有效的溝通可以高效的解決和處理各種問題,OA軟件公司和最終雙方的信任度加深,更加有利于項目的順利實施。

                   

                  三、OA系統實施哪些環節中需要進行溝通

                   

                  1、前期需求的溝通是重點

                   

                  需求的溝通是重中之重,特別是在依據用戶需求進行定制開發的項目中,需求要做到有計劃、有效、完整、正確,這一切是建立在雙方合理有效的溝通基礎之上實現的。

                   

                  2、測試環節做好測試計劃和溝通,做好問題的提交、測試、修改、反饋、驗證,從而提高測試的效率和提升軟件系統的質量。

                   

                  3、做好系統維護期間的溝通和問題的處理,控制好需求的變更,協調和處理好各方之間的矛盾。

                   

                  4、定制開發的OA項目相對于軟件廠商的標準OA實施,由于個性化需求多,開發和測試的工作量大,保持各個環節的順暢溝通更加重要。

                   

                  四、如何確保OA系統實施中合理有效的溝通

                   

                  1、最終用戶內部的有效溝通,統一項目對外的接口人,防止在溝通和問題的傳遞過程中產生歧義。最終用戶的核心業務人員需熟悉自己的業務,能夠有效的組織協調本單位配合OA軟件開發廠商進行系統的實施。

                   

                  2、OA軟件項目負責需要擁有一定的項目實施經驗,擅長于溝通協調和問題的解決,最好能夠同時熟悉產品、技術和業務。

                   

                  3、項目每個實施階段OA軟件公司和最終用戶做好計劃,按照計劃進行實施。

                   

                  4、雙方制定統一的規范,包括需求文檔、測試、培訓、問題的反饋與回復等。

                   

                  OA軟件廠商在OA系統實施過程中,需配備正確的人員與用戶進行溝通,技術人員擅長于問題的解決,但有可能不擅長于問題的溝通和表達,合理有效的溝通不僅可以保障項目實施的效率,有助于問題的快速解決,同時可以讓用戶對OA軟件公司更加信任,增強OA系統實施的信心。

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